Dossier inzien en opvragen

Je hebt recht op inzage en een kopie van je dossier. Bij Eleos heb je recht om je dossier in te zien of een kopie daarvan te ontvangen. Dit recht is wettelijk vastgelegd. Je kunt je dossier gebruiken om informatie terug te lezen, andere zorgverleners te informeren of je gegevens te controleren.

We behandelen je aanvraag alleen wanneer wij een volledig ingevuld en ondertekend formulier van je hebben ontvangen.

Je vraagt je dossier aan met een ondertekend formulier

Voor het opvragen of inzien van je dossier gebruik je het formulier ‘Verzoek afschrift dossier’. Hiermee kun je:

je hele dossier opvragen
een specifiek onderdeel opvragen
gegevens uit een bepaalde periode opvragen
aangeven hoe je de informatie wilt ontvangen

Download hier het formulier ‘Verzoek afschrift dossier’

Vul het formulier in en onderteken het. Je stuurt je aanvraag naar: welkom@eleos.nl (Vermeld in de onderwerpregel: ‘Verzoek afschrift dossier’)

Heb je geen mogelijkheid om te mailen? Dan kun je het formulier ook afgeven op jouw locatie. Zonder handtekening kunnen we je aanvraag niet in behandeling nemen.

De behandeling van je aanvraag start zodra wij het formulier ontvangen

We behandelen je aanvraag binnen 30 dagen nadat we je volledig ingevulde én ondertekende formulier hebben ontvangen.

Binnen deze termijn ontvang je:

een kopie via beveiligde e-mail, of
een afspraak voor inzage op locatie, of
een uitnodiging om je dossier op te halen

In uitzonderlijke gevallen kunnen we de termijn eenmalig verlengen met maximaal 2 maanden. Als dat nodig is, informeren we je hierover vooraf.

De wet bepaalt wie een dossier mag opvragen

De wet regelt wie een dossier mag inzien of opvragen. Dit hangt af van de leeftijd van de cliënt.

Ouders met gezag mogen het dossier van jonge kinderen opvragen

Bij kinderen jonger dan 12 jaar mogen ouders met gezag of de voogd het dossier opvragen. De hulpverlener kan inzage weigeren als dit niet in het belang is van het kind.

Ouders en jongeren van 12 tot 16 jaar hebben beiden inzagerecht

Ouders met gezag of de voogd én de jongere zelf mogen het dossier opvragen.
De jongere mag bezwaar maken als hij of zij niet wil dat ouders inzage krijgen.

Jongeren vanaf 16 jaar mogen hun dossier zelfstandig opvragen

Vanaf 16 jaar mogen jongeren hun dossier zelf opvragen. Ouders kunnen het dossier alleen inzien met toestemming van de jongere.

Je kiest zelf hoe je het dossier wilt ontvangen

Je kunt zelf aangeven hoe je het dossier wilt ontvangen:

Inzage op locatie, samen met je behandelaar of begeleider
Een kopie via beveiligde e-mail, na verificatie van je identiteit
Ophalen op een locatie van Eleos, met een geldig identiteitsbewijs

We anonimiseren gegevens van anderen die niet relevant zijn voor jouw hulp.

Je dossier wordt bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen

We bewaren je dossier volgens de wetten die gelden voor de zorg die je krijgt. De bewaartermijn gaat in vanaf de laatste wijziging in het dossier. Dit zijn de bewaartermijnen

Behandeling voor volwassenen
Bewaartermijn: 20 jaar
Behandeling voor jeugd tot 18 jaar
Bewaartermijn: 20 jaar, vanaf het moment dat je 18 wordt (Dus minimaal tot je 38e)
Begeleid wonen (volwassenen, Wmo)
Bewaartermijn: 15 jaar
Specialistische Begeleiding Thuis (Wmo)
Bewaartermijn: 15 jaar
Begeleid wonen voor jeugd
Bewaartermijn: 20 jaar

Soms bewaren we gegevens langer. Dat mag alleen als dit nodig is voor goede hulpverlening of wanneer een ander daar een zwaarwegend belang bij heeft (bijvoorbeeld bij erfelijke aandoeningen). Dit staat in de wet en in het reglement dossierbeheer van Eleos.

Je kunt je dossier laten vernietigen onder wettelijke voorwaarden

Je kunt een verzoek doen om je dossier geheel of gedeeltelijk te laten vernietigen. Dit kan alleen wanneer dit niet in strijd is met de wet of met belangen van anderen. De basisgegevens (zoals naam, adres, afspraakdata en diagnose) blijven altijd bewaard vanwege de financiële verantwoording.

Je dient een verzoek tot vernietiging in bij het secretariaat
Het secretariaat bevestigt je verzoek, bewaakt de procedure en zorgt ervoor dat alle stappen volgens de richtlijnen worden uitgevoerd. Je ontvangt altijd schriftelijk bericht zodra je dossier is vernietigd.

We helpen je graag bij vragen over je dossier

Heb je vragen over het inzien, opvragen of vernietigen van je dossier? Neem dan contact op met je behandelaar of met het secretariaat van jouw locatie. We denken graag met je mee.